6. Работа с системой "Абитуриенты"

1. Общие сведения.

Подсистема «Абитуриент», является составной частью автоматизированной информационной системы управления ВУЗом и предназначена для работы с абитуриентами на стадии работы приемной комиссии при поступлении в ВУЗ.

Подсистема предназначена для создания, ведения и обработки личных дел абитуриентов, поступающих в университет согласно правилам приема абитуриентов. Автоматизирована работа со вступительными экзаменами, конкурсным отбором и зачислением абитуриентов в ВУЗ.

Доступ к базе «Абитуриент» реализован через Портал ТОГУ: https://portal.khstu.ru/

Раздел «Абитуриенты»: https://portal.khstu.ru/abitur/

Для того чтобы все функции базы работали корректно, рекомендуется использовать браузер Google Chrome.

Входить под своими учётными данными. Если по какой-то причине у вас ещё нет учётной записи на portal.khstu.ru или вы забыли пароль, можете обратиться в Отдел экспортного контроля и защиты информации (тел. 76-85-26 доб. 1250) к начальнику отдела Долгачёву Михаилу Владимировичу (ауд. 409ц).

2. Вход в терминал.

Для доступа к серверу через терминал используйте имя пользователя и пароль для входа на Портал ТОГУ (личный кабинет сотрудника или студента).

К имени пользователя необходимо добавить «pnu\». Т.е. если ваше имя пользователя для входа на портал 005396, имя пользователя для входа на терминал будет «pnu\005396».

[[File:1111.png|400px]|center]

2. Вход на портал.

Открыть браузер (Google Chrome), перейти по адресу https://portal.khstu.ru, войти под своим именем пользователя и паролем, найти раздел «Абитуриенты».

Если вы заходите на портал, но не видите раздела «Абитуриенты», обратитесь в группу технической поддержки support@pnu.edu.ru, для получения прав доступа на этот раздел.

3. Ввод личных дел и карточек абитуриентов.

3.1 Ввод личных дел

Личные дела создаются в разделе «Абитуриенты» – «Личные дела».

Для отображения личных дел только 2017 года (заявления которых поданы в 2017 году), примените фильтр «Приём 2017» в секции «Приёмная кампания».

Используйте строку поиска, чтобы убедиться, что дело абитуриента ещё не создано! Для этого введите в поиск фамилию, чтобы поиск работал по предыдущим приёмным кампаниям – снимите фильтры, нажав на синий крестик слева в панели активных фильтров. Если дело найдено, убедитесь, что в нём содержатся актуальные личные данные абитуриента – за год могло что-либо измениться (например, мобильный телефон, паспорт и т.п.). При необходимости внесите изменения в найденное личное дело, прежде чем перейти к созданию карточек. Для ввода нового дела нажмите «Новое дело», заполните поля и нажмите «Продолжить». Новое дело будет создано и открыто для редактирования со всеми полями. Чтобы отредактировать существующее дело, нажмите значок .

При редактировании дела доступны для заполнения вкладки:

• Приём
• Личные данные
• Карточки
• Особые права (льготы и олимпиады)
• Экзамены (результаты ЕГЭ и индивидуальные достижения)
• Родители
• SMS-сообщения

Заполнив нужную информацию, нажмите «Сохранить».

3.2 Комментарии по заполнению полей:

Номер фотографии – введите при наличии.

Нуждается в общежитии – поставить галочку, если абитуриент указал на это в заявлении.

Способ возврата документов – внести эту информацию из заявления абитуриента.

Предоставлен оригинал документа об образовании и Дата предоставления оригинала документа об образовании – отметить, если абитуриент представил оригинал. Поскольку абитуриент имеет право поднести оригинал позже, дата предоставления оригинала может отличаться от даты подачи заявления.

Вуз оригинала документа об образовании – если абитуриент имеет 2 и более особых права (например, он целевик и сирота), то он может подать копию в 2 ВУЗа (в графе указать ВУЗ, в котором находится оригинал абитуриента), но для зачисления ему необходимо предоставить оригинал. Данная строка нужна для подтверждения права без наличия оригинала.

Индивидуальные достижения заполнить имею, не имею.

Если «имею», направить личное дело в ауд. 233ц (Тихоокеанская, 136) к Луниной Ю.В.							      
ауд. 115 (Карла Маркса, 68) к Линденбой А.А.

Фамилия, Имя, Отчество, ФИО латиницей (для иностранцев), Пол, Дата рождения, Гражданство, Паспорт, Образование – данные из заявления абитуриента. Желательно вводить не с самого заявления, а с ксерокопий или оригиналов представленных документов (если они есть в личном деле), это поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Национальность – если сведения о национальности присутствуют в каких-либо бумажных документах абитуриента, необходимо внести их в базу.

E-mail, Телефон, Адрес – из заявления абитуриента. Если адрес места жительства отсутствует в базе, необходимо сообщить в группу технической поддержки support@pnu.edu.ru.

Соотечественник за рубежом, Участник государственной программы утв. указом президента РФ № 63742 от 22 июня 2006 – установить галочки, если абитуриент указал на это в заявлении.

Есть согласие на зачисление – если абитуриент, поступающий на договор с оплатой обучения, вместо оригинала представил заверенную копию, он обязан подать также заявление о согласии на зачисление. Если таковое в деле появляется, необходимо поставить эту галочку.

Примечания – сюда необходимо ввести всю информацию, которая может помочь приёмной комиссии и её техническому персоналу в дальнейшей работе с абитуриентом (например, девичья фамилия, серия и номер старого паспорта, краткое описание результата телефонных переговоров и т.п.). В полях «Образование» вводятся реквизиты документов об образовании. Средний балл рассчитывать и вводить не нужно. Если учебное заведение отсутствует в базе, необходимо сообщить в группу технической поддержки support@pnu.edu.ru.

Особые права, Олимпиады – направить абитуриента в ауд. 233ц (Тихоокеанская,136) / ауд. 115 (Карла Маркса, 68) с заявлением, затем внести в базу в соответствие с указаниями приемной комиссии.

Оценки ЕГЭ – ввести все баллы и годы сдачи ЕГЭ, которые указал абитуриент. В рейтинге эти данные подсвечены розовым цветом (как не прошедшие проверку в ФИС). После подтверждения подсветка меняется на салатовую. Вводить даже те предметы, которые не понадобятся для конкурса по выбранным специальностям (направлениям).

Внутренние экзамены – ввести с экзаменационного листа после сдачи абитуриентом вместо ЕГЭ вузовских испытаний. Для поступающих в магистратуру необходимо указать направление, для которых вводится экзамен (так как на разные направления магистратуры могут быть разные результаты, не смотря на одинаковое название экзамена).

Планируемые экзамены – заполняется автоматически.

Баллы за индивидуальные достижения – ввести информацию (без баллов) из заявления абитуриента. Баллы проставлять только после появления в деле соответствующего решения приёмной комиссии по данному абитуриенту.

Родители – внести информацию, если абитуриент указал эти данные в заявлении.

SMS-сообщения – созданное в этом разделе сообщение будет отправлено на мобильный телефон абитуриента. Эта вкладка личного дела доступна не всем пользователям.

3.3 Ввод карточек

Карточки (заявления) абитуриента содержат информацию о выбранных направлениях и условия поступления. Карточки привязаны к личному делу и создаются через форму редактирования личного дела, вкладка «Карточки». Для создания новой карточки нажмите .

3.4 Комментарии по заполнению полей:

Статус – признак актуальности карточки. Если карточка создана ошибочно, выберите «Ошибочная», если абитуриент забрал документы, то выберите «Отказ от зачисления».

Приоритет – числа от 1 до 18 (указанный абитуриентом приоритет).

План набора – нажмите «Изменить» для выбора направления или специальности. В появившемся списке найдите нужное направление и выберите двойным кликом, либо поставив галку в левой колонке и нажав «ОК». Для поиска нужного направления можно использовать фильтры слева и строку поиска. План набора выбирается при создании карточки и в дальнейшем не изменяется.

Профиль – заполняется в случае, если зачисление будет производиться непосредственно на профиль (специализацию, магистерскую программу). Выбирается только для заочной формы обучения, а также для поступающих в магистратуру. Желаемые профили – заполняется в случае, когда зачисление производится на направление (специальность) в целом (только для бакалавриата и специалитета очной и очно-заочной формы). Профили вводятся строго в том порядке, который указал абитуриент.

Форма финансирования и Конкурс – для договора с полной оплатой выбирать «Общий конкурс», для госбюджетной вид конкурса выбрать тот, который указал абитуриент.

Преимущественное право – абитуриент будет располагаться выше в рейтинге при равном количестве баллов. Если ставите эту отметку, убедитесь, что в личном деле на вкладке «Особые права» введена соответствующая информация.

Отдельный конкурс для поступающих на базе профессионального образования – если абитуриент имеет профессиональное образование и указал в заявление, что собирается участвовать в отдельном конкурсе, установите эту галочку. В этом случае абитуриент попадает в отдельный список рейтинга (конкурс по одному вузовскому экзамену вместо трёх ЕГЭ).

Обучение с использованием ДОТ – если абитуриент указал, что для данной специальности он хотел бы обучаться с использованием ДОТ, установите эту галочку.

Организация целевого приёма – вводится для поступающих по целевому конкурсу.

Дата подачи – информация о дате подачи заявления.

Договор/контракт – после ввода карточки абитуриента, поступающего на условиях договора с оплатой, и появления в бумажном деле договора на обучение, внести в карточку информацию о договоре.

Созданные карточки можно редактировать, нажав .

4. Работа с видом «Договоры на обучение».

Выбрать в навигаторе слева нужный год приемной кампании, факультет/институт, нажать «Обновить» (пример приёма 2016):

В данном виде доступен поиск по ФИО или номеру договора. Для поиска можно вводить любую часть ФИО или номера (не обязательно сначала), например, если вы хотите получить список договорников по одной специальности, можно ввести буквенную часть договора (аббревиатуру):

Если в колонке «Дата» присутствует дата, то вы можете просмотреть информацию о договорнике. Для этого нажмите на номер договора и перейдите во вкладку «Поля договора».

5. Создание договора на обучение.

Для создания договора перейдите в раздел «Абитуриенты» и выберите пункт «Карточки (конкурсные группы на которые подали заявления)». В поиске введите ФИО или номер карточки нужного абитуриента и нажмите «Обновить». Затем, найдя нужного абитуриента, нажмите на кнопку редактирования напротив его имени (пример приёма 2016):

В окне редактирования нажмите кнопку «Создать».

В открывшемся окне выберите тип договора (с физическим или с юридическим лицом) и нажмите кнопку «Продолжить». В открывшемся окне заполните дату создания договора (поле «Дата») и все поля информации о заказчике. Заказчиком может быть как сам учащийся, так и один из его родителей.

6. Работа с видом «Рейтинги».

В подразделе «Рейтинги» перейти в «Рейтинги 2017». Выбрать в навигаторе слева нужный факультет/институт и затем направление (специальность), нажать «Обновить» (пример приёма 2016):

Из данного вида можно открыть карточку, напечатать протокол на выделенных студентов, ввести внутренние экзамены, не входя в личное дело и др. Рекомендаций на зачисление в 2017 году Правилами приёма не предусмотрено.

7. Обязательность полей и оперативность ввода информации.

Все поля, за исключением отдельно оговорённых выше, обязательны для заполнения. Личные дела и карточки абитуриентов необходимо вводить полностью до окончания рабочего дня подачи заявления абитуриентом. В конце рабочего дня информация автоматически передаётся в ФИС. Недопустимо отсутствие в базе любой предусмотренной для ввода информации, если абитуриент указал её в заявлении или приложил к заявлению.

В прошлом году отсутствие информации в полях «Адрес» не позволяло оперативно получать информацию о географии поданных заявлений, а также привело к несвоевременному получению читательских билетов студентами.

Отсутствие информации о гражданстве, об учебных заведениях, в том числе адресах и годе их окончания, которое было обнаружено в сентябре, не позволило наполнить достоверной информацией формы ВПО-1.

Контроль за заполнением дел и карточек осуществляется ежедневно в разделе «Контроль заполнения»

8. Работа с электронными заявлениями.

В разделе «Анкеты абитуриентов» находятся электронные заявления абитуриентов, отправленные через кабинет абитуриента на сайте pnu.edu.ru.

Если абитуриент окончил ввод данных и отправил заявление на рассмотрение приёмной комиссии, в колонке «???» (ожидает рассмотрение) появляется зелёная галочка. Такие заявления необходимо открывать и изучать на предмет возможности принять заявление.

Если все данные введены правильно, необходимо внести запись в журнал регистрации заявлений и в действиях выбрать «Создать личное дело и карточки», в этом случае в колонке «Дело» появится зелёная галочка.

Если к введённым абитуриентом данным есть претензии, можно связаться абитуриентом (по указанным контактам или с вкладки «Отправить сообщение») и вернуть заявление на редактирование абитуриентом (выбрать соответствующее действие или нажать одноимённую кнопку). В этом случае зелёная галочка в колонке «???» исчезнет.

Присланные абитуриентами электронные заявления необходимо рассматривать в течение суток.

9. Работа с электронными заявлениями.

Данный раздел содержит информацию о заявлениях на поступление в ТОГУ. Для просмотра доступна информация только за текущую и предыдущую приёмную кампанию.

9.1 Примечание:

Во всех подразделах «Статистики» если не указывать даты для поиска, в сводку будут включены все заявления за данную приёмную кампанию.

9.2 Сводка по поданным заявлениям.

В сводке по поданным заявлениям указывается количество поданных заявлений по факультетам/институтам и специальностям.

Для перехода к сводке в подразделе «Статистика» выбрать пункт «Сводка по поданным заявлениям». Выбрать год приемной кампании, начальную и конечную даты поиска заявлений и нажать «Поиск»:

10. Работа с электронными заявлениями.

В сводке по регионам указывается количество поданных заявлений по регионам и населенным пунктам проживания абитуриентов до поступления. Для перехода к сводке в подразделе «Статистика» выбрать пункт «Сводка по регионам». Выбрать год приемной кампании, начальную и конечную даты поиска заявлений, факультет/институт (если необходим поиск по факультету/институту) и нажать «Поиск» (пример приёма 2016):

11. Универсальный вид.

В данном подразделе можно увидеть любую информацию и по количеству поданных заявлений, и по каждому студенту в отдельности. (пример приёма 2016).

Для работы с «Универсальным видом» существуют фильтры, которые позволяют вывести интересующую вас информацию.

В Универсальном виде представлены следующие фильтры:

• Факультет/институт
• Форма обучения (очная, заочная, очно-заочная)
• План набора (количество поданных заявлений по специальностям)
• Условия обучения (госбюджетное, договор с полной оплатой)
• Количество заявлений (число заявлений от каждого из абитуриентов)
• Дата заявления
• Приоритет заявлений
• Гражданство
• Пол
• Нуждается в общежитии
• Уровень образования
• Приказ о зачислении
• Национальность (личные дела)
• Оригинал документа об образовании*
• Оригинал документа об образовании (личные дела)
• География-Школы-Регион* (регион той школы, которую окончил абитуриент)
• География-Школы-Населенный пункт*
• География-Проживание до поступления-Регион*
• География-Проживание до поступления-Населенный пункт*
• География-Школы-Регион (личные дела)
• География-Школы-Населенный пункт (личные дела)
• География-Проживание до поступления-Регион (личные дела)
• География-Проживание до поступления-Населенный пункт (личные дела)
• Карточки (возможно несколько карточек на одного абитуриента в зависимости от числа поданных заявлений)
• Личные дела (по одному на каждого студента)
• Например, если абитуриент подал 3 заявления, то будет считаться, что он 3 раза приложил документы; поэтому, если вы хотите узнать истинное число принятых оригиналов и копий, выбирайте фильтр с пометкой «личные дела».

В зависимости от порядка расстановки одни и те же фильтры могут вывести информацию по - разному. Для расстановки фильтров действует правило: каждый предыдущий выставленный фильтр имеет вес больше последующего. Рассмотрим примеры работы с фильтрами.

Далее нажатием по имени можно просмотреть личные дела абитуриентов (если среди выбранных фильтров присутствует «Личные дела»). Теперь посмотрим, что произойдет, если мы оставим те же фильтры, но изменим их порядок.

Как видно из примеров, все фильтры применяются последовательно.

В подразделе «Статистика» есть несколько шаблонов «Универсального вида» с разными фильтрами:

• По количеству заявлений

В данном виде представлена сводка по количеству поданных одним абитуриентом заявлений в зависимости от желаемой формы обучения (заочная, очная, очно-заочная).

• По дате заявления

В данном виде представлена сводка по факультетам/институтам в зависимости от желаемой формы обучения (заочная, очная, очно-заочная) и даты поданных заявлений.

• По факультету/институту

В данном виде представлена сводка поданных заявлений по факультетам/институтам и соответствующим специальностям.

• Адрес проживания – Факультет/институт

В данном виде представлена сводка поданных заявлений по факультетам/институтам и специальностям в зависимости от адреса проживания абитуриента до поступления.

• Факультет/институт – Адрес проживания

В данном виде представлена сводка поданных заявлений по адресам проживания абитуриентов до поступления в зависимости от факультета/института и специальности.