6. Работа с базой "Абитуриент" УСТАРЕЛО

Подсистема «Абитуриент», является составной частью автоматизированной информационной системы управления ВУЗом и предназначена для работы с абитуриентами на стадии работы приемной комиссии при поступлении в ВУЗ.

Подсистема предназначена для создания, ведения и обработки личных дел абитуриентов, поступающих в университет согласно правилам приема абитуриентов. Автоматизирована работа со вступительными экзаменами, конкурсным отбором и зачислением абитуриентов в ВУЗ.

6.1. Аббревиутуры, сокращения и обозначения

В подсистеме «Абитуриент» приняты следующие аббревиатуры и обозначения. Аббревиатуры факультетов:

ИСФ - Инженерно-строительный факультет;
СГФ - Социально-гуманитарный факультет;
ТЭФ - Транспортно-энергетический факультет;
ФАИТ - Факультет автоматизации и информационных технологий;
ФАД - Факультет архитектуры и дизайна;
ФКФН - Факультет компьютерных и фундаментальных наук;
ФПЭ - Факультет природопользования и экологии;
ФЭУ - Факультет экономики и управления;
ЮФ - Юридический факультет;
ЗФ - Заочный факультет;
ЗФУО - Заочный факультет (ускоренное обучение);
ФУПО - Факультет ускоренного и параллельного обучения;
ФВИ - Факультет востоковедения и истории;
ФДО - факультет дополнительного образования;
ФЕНМИТ - Факультет естественных наук, математики и информационных технологий;
ФИРиД - Факультет искусств, рекламы и дизайна;
ФНДиДО - Факультет начального, дошкольного и дефектологического образования;
ФПСГТ - Факультет психологии социально-гуманитарных технологий;
ФФК - Факультет физической культуры;
ФФПиМК - Факультет филологии, переводоведения и межкультурной коммуникации.

6.2. Работа с личными делами

Работа с базой Абитуриент

Общие сведения

Доступ к базе «Абитуриент» реализован через Портал ТОГУ: https://portal.khstu.ru/ Раздел «Абитуриенты»: https://portal.khstu.ru/abitur/ Для того чтобы все функции базы работали корректно, рекомендуется использовать браузер Google Chrome или Firefox. Входить под своими учётными данными.

6.2.1 Вход в терминал

Для доступа к серверу через терминал используйте имя пользователя и пароль для входа на Портал ТОГУ (личный кабинет сотрудника или студента). К имени пользователя необходимо добавить «pnu\». Т.е. если ваше имя пользователя для входа на портал 005396, имя пользователя для входа на терминал будет «pnu\005396».

6.2.2 Вход на портал

Открыть браузер (Google Chrome), перейти по адресу https://portal.khstu.ru, войти под своим именем пользователя и паролем, найти раздел «Абитуриенты». Если вы заходите на портал, но не видите раздела «Абитуриенты», обратитесь по адресу support@pnu.edu.ru для получения прав доступа на этот раздел.

6.3.Обзор интерфейса пользователя

Информация об абитуриентах хранится в базе данных в виде документов. Документы бывают различных типов и содержат различную информацию. В подсистеме «Абитуриент» основными типами документов являются личное дело и карточка абитуриента. Личное дело содержит персональные данные абитуриента: ФИО, дату рождения, паспортные данные, контактную информацию и т. п. Карточка абитуриента включает информацию, касающуюся поступления в ВУЗ: факультет, куда он планирует поступать, специальность (направление), форму обучения и условия приема. Карточек может быть несколько, если он подает заявления сразу на несколько специальностей (направлений). Согласно правилам приема, абитуриент может подать не более трех таких заявлений.

6.4 Ввод личных дел и карточек абитуриентов

6.4.1 Ввод личных дел

Личные дела создаются в разделе «Абитуриенты» – «Личные дела». Для отображения личных дел, например, только 2015 года (заявления которых поданы в 2015 году), примените фильтр «Приём 2015» в секции «Приёмная кампания». Используйте строку поиска, чтобы убедиться, что дело абитуриента ещё не создано!

Для этого введите в поиск фамилию, чтобы поиск работал по предыдущим приёмным кампаниям – снимите фильтры, нажав на синий крестик слева в панели активных фильтров. Если дело найдено, убедитесь, что в нём содержатся актуальные личные данные абитуриента – за год могло что-либо измениться (например, мобильный телефон, паспорт и т.п.).

При необходимости внесите изменения в найденное личное дело, прежде чем перейти к созданию карточек. Для ввода нового дела нажмите «Новое дело», заполните поля и нажмите «Продолжить». Новое дело будет создано и открыто для редактирования со всеми полями. Чтобы отредактировать существующее дело, нажмите значок "Редактировать".

При редактировании дела доступны для заполнения вкладки:

Приём
Личные данные
Карточки
Особые права (льготы и олимпиады)
Экзамены (результаты ЕГЭ и индивидуальные достижения)
Родители
SMS-сообщения

Заполнив нужную информацию, нажмите «Сохранить».

6.4.2 Комментарии по заполнению полей личных дел

Номер фотографии – введите при наличии.

Нуждается в общежитии – поставить галочку, если абитуриент указал на это в заявлении.

Способ возврата документов – внести эту информацию из заявления абитуриента.

Предоставлен оригинал документа об образовании и Дата предоставления оригинала документа об образовании – отметить, если абитуриент представил оригинал. Поскольку абитуриент имеет право поднести оригинал позже, дата предоставления оригинала может отличаться от даты подачи заявления.

Вуз оригинала документа об образовании – только для льготников, олимпиадников и целевиков, и только для тех, кому Правилами приёма разрешено подать копию (ситуация гипотетическая, маловероятная, такие абитуриенты обязаны представить оригинал сразу).

Индивидуальные достижения (для заявлений ранее 2015 года) – устаревшее поле, не заполнять. Фамилия, Имя, Отчество, ФИО латиницей (для иностранцев), Пол, Дата рождения, Гражданство, Паспорт, Образование – данные из заявления абитуриента. Желательно вводить не с самого заявления, а с ксерокопий или оригиналов представленных документов (если они есть в личном деле), это поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Национальность – устаревшее поле, но если сведения о национальности присутствуют в каких-либо бумажных документах абитуриента, необходимо внести их в базу.

E-mail, Телефон, Адрес – из заявления абитуриента.

Соотечественник за рубежом, Участник государственной программы утв. указом президента РФ № 63742 от 22 июня 2006 – установить галочки, если абитуриент указал на это в заявлении.

Есть согласие на зачисление' – если абитуриент, поступающий на договор с оплатой обучения, вместо оригинала представил заверенную копию, он обязан подать также заявление о согласии на зачисление. Если таковое в деле появляется, необходимо поставить эту галочку.

Примечания – сюда необходимо ввести всю информацию, которая может помочь приёмной комиссии и её техническому персоналу в дальнейшей работе с абитуриентом (например, девичья фамилия, серия и номер старого паспорта, краткое описание результата телефонных переговоров и т.п.).

В полях «Образование» вводятся реквизиты документов об образовании. Средний балл рассчитывать и вводить не нужно. Если учебное заведение отсутствует в базе, необходимо обратиться по адресу support@pnu.edu.ru. Туда же обращаться для добавления отсутствующих в базе адресов места жительства. Особые права, Олимпиады – вводить можно из заявления абитуриента, но желательно – непосредственно с ксерокопий представленных абитуриентом подтверждающих документов. Оценки ЕГЭ – ввести все баллы и годы сдачи ЕГЭ, которые указал абитуриент. В рейтинге эти данные подсвечены розовым цветом (как не прошедшие проверку в ФИС). После подтверждения подсветка меняется на салатовую. Вводить даже те предметы, которые не понадобятся для конкурса по выбранным специальностям (направлениям). Внутренние экзамены – ввести с экзаменационного листа после сдачи абитуриентом вместо ЕГЭ вузовских испытаний. Для поступающих в магистратуру необходимо указать направление, для которых вводится экзамен (так как на разные направления магистратуры могут быть разные результаты, не смотря на одинаковое название экзамена). Планируемые экзамены во 2 волне – устаревшее поле, не заполнять. Баллы за индивидуальные достижения – ввести информацию (без баллов) из заявления абитуриента. Баллы проставлять только после появления в деле соответствующего решения приёмной комиссии по данному абитуриенту. Родители – внести информацию, если абитуриент указал эти данные в заявлении. SMS-сообщения – созданное в этом разделе сообщение будет отправлено на мобильный телефон абитуриента. Эта вкладка личного дела доступна не всем пользователям.

Ввод карточек

Карточки (заявления) абитуриента содержат информацию о выбранных направлениях и условия поступления. Карточки привязаны к личному делу и создаются через форму редактирования личного дела, вкладка «Карточки». Для создания новой карточки нажмите кнопку "Создать".

Комментарии по заполнению полей карточек

Статус – признак актуальности карточки. Если карточка создана ошибочно, выберите «Ошибочная», если абитуриент забрал документы, то выберите «Отказ от зачисления». Приоритет – числа от 1 до 18 (указанный абитуриентом приоритет). План набора – нажмите «Изменить» для выбора направления или специальности. В появившемся списке найдите нужное направление и выберите двойным кликом, либо поставив галку в левой колонке и нажав «ОК». Для поиска нужного направления можно использовать фильтры слева и строку поиска. План набора выбирается при создании карточки и в дальнейшем не изменяется. Профиль – заполняется в случае, если зачисление будет производиться непосредственно на профиль (специализацию, магистерскую программу). Выбирается только для заочной формы обучения, а также для поступающих в магистратуру. Желаемые профили – заполняется в случае, когда зачисление производится на направление (специальность) в целом (только для бакалавриата и специалитета очной и очно-заочной формы). Профили вводятся строго в том порядке, который указал абитуриент. Форма финансирования и Конкурс – для договора с полной оплатой выбирать «Общий конкурс», для госбюджетной вид конкурса выбрать тот, который указал абитуриент. Преимущественное право – абитуриент будет располагаться выше в рейтинге при равном количестве баллов. Если ставите эту отметку, убедитесь, что в личном деле на вкладке «Особые права» введена соответствующая информация. Отдельный конкурс для поступающих на базе профессионального образования – если абитуриент имеет профессиональное образование и указал в заявление, что собирается участвовать в отдельном конкурсе, установите эту галочку. В этом случае абитуриент попадает в отдельный список рейтинга (конкурс по одному вузовскому экзамену вместо трёх ЕГЭ). Обучение с использованием ДОТ – если абитуриент указал, что для данной специальности он хотел бы обучаться с использованием ДОТ, установите эту галочку. Организация целевого приёма – вводится для поступающих по целевому конкурсу. Дата подачи – информация о дате подачи заявления. Договор/контракт – после ввода карточки абитуриента, поступающего на условиях договора с оплатой, и появления в бумажном деле договора на обучение, внести в карточку информацию о договоре. Созданные карточки можно редактировать, нажав .

Работа с видом «Договоры на обучение»

Выбрать в навигаторе слева нужный год приемной кампании, факультет, нажать «Обновить»: В данном виде доступен поиск по ФИО или номеру договора. Для поиска можно вводить любую часть ФИО или номера (не обязательно сначала), например, если вы хотите получить список договорников по одной специальности, можно ввести буквенную часть договора (аббревиатуру): Если в колонке «Дата» присутствует дата, то вы можете просмотреть информацию о договорнике. Для этого нажмите на номер договора и перейдите во вкладку «Поля договора».

Создание договора на обучение.

Для создания договора перейдите в раздел «Статистика» и выберите пункт «Карточки». В поиске введите ФИО или номер карточки нужного абитуриента и нажмите «Обновить». Затем, найдя нужного абитуриента, нажмите на кнопку редактирования напротив его имени (см. рис. ниже)(кнопка обведена красным цветом): В окне редактирования нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне выберите тип договора (с физическим или с юридическим лицом) и нажмите кнопку «Продолжить». В открывшемся окне заполните дату создания договора (поле «Дата») и все поля информации о заказчике. Заказчиком может быть как сам учащийся, так и один из его родителей.

Работа с видом «Рейтинги»

В подразделе «Рейтинги» перейти в «Рейтинги 2015». Выбрать в навигаторе слева нужный факультет и затем направление (специальность), нажать «Обновить»: Из данного вида можно открыть карточку, напечатать протокол на выделенных студентов, ввести внутренние экзамены, не входя в личное дело и др. Рекомендаций на зачисление в 2015 году Правилами приёма не предусмотрено.

Обязательность полей и оперативность ввода информации

Все поля, за исключением отдельно оговорённых выше, обязательны для заполнения. Личные дела и карточки абитуриентов необходимо вводить полностью до окончания рабочего дня подачи заявления абитуриентом. В конце рабочего дня информация автоматически передаётся в ФИС. Недопустимо отсутствие в базе любой предусмотренной для ввода информации, если абитуриент указал её в заявлении или приложил к заявлению. В прошлом году отсутствие информации в полях «Адрес» не позволяло оперативно получать информацию о географии поданных заявлений, а также привело к несвоевременному получению читательских билетов студентами. Отсутствие информации о гражданстве, об учебных заведениях в том числе адресах и годе их окончания, которое было обнаружено в сентябре, не позволило наполнить достоверной информацией формы ВПО-1. Средства контроля заполнения дел и карточек разрабатываются, информация о них будет доведена до вас позже.

Работа с электронными заявлениями

В разделе «Анкеты абитуриентов» находятся электронные заявления абитуриентов, отправленные через кабинет абитуриента на сайте pnu.edu.ru. Если абитуриент окончил ввод данных и отправил заявление на рассмотрение приёмной комиссии, в колонке «???» (ожидает рассмотрение) появляется зелёная галочка. Такие заявления необходимо открывать и изучать на предмет возможности принять заявление. Если все данные введены правильно, необходимо внести запись в журнал регистрации заявлений и в действиях выбрать «Создать личное дело и карточки», в этом случае в колонке «Дело» появится зелёная галочка. Если к введённым абитуриентом данным есть претензии, можно связаться абитуриентом (по указанным контактам или с вкладки «Отправить сообщение») и вернуть заявление на редактирование абитуриентом (выбрать соответствующее действие или нажать одноимённую кнопку). В этом случае зелёная галочка в колонке «???» исчезнет. Присланные абитуриентами электронные заявления необходимо рассматривать в течение суток.

Статистика

Данный раздел содержит информацию о заявлениях на поступление в ТОГУ. Для просмотра доступна информация только за текущую и предыдущую приёмную кампанию. Примечание: Во всех подразделах «Статистики» если не указывать даты для поиска, в сводку будут включены все заявления за данную приёмную кампанию. Сводка по поданным заявлениям В сводке по поданным заявлениям указывается количество поданных заявлений по факультетам и специальностям. Для перехода к сводке в подразделе «Статистика» выбрать пункт «Сводка по поданным заявлениям». Выбрать год приемной кампании, начальную и конечную даты поиска заявлений и нажать «Поиск».

Сводка по регионам.

В сводке по регионам указывается количество поданных заявлений по регионам и населенным пунктам проживания абитуриентов до поступления. Для перехода к сводке в подразделе «Статистика» выбрать пункт «Сводка по регионам». Выбрать год приемной кампании, начальную и конечную даты поиска заявлений, факультет (если необходим поиск по факультету) и нажать «Поиск»:

Универсальный вид.

В данном подразделе можно увидеть любую информацию и по количеству поданных заявлений, и по каждому студенту в отдельности. Для работы с «Универсальным видом» существуют фильтры, которые позволяют вывести интересующую вас информацию. В Универсальном виде представлены следующие фильтры:

Факультет
Форма обучения (очная, заочная, очно-заочная)
План набора (количество поданных заявлений по специальностям)
Условия обучения (госбюджетное, договор с полной оплатой)
Количество заявлений (число заявлений от каждого из абитуриентов)
Дата заявления
Приоритет заявлений
Национальность (личные дела)
Оригинал документа об образовании*
Оригинал документа об образовании (личные дела)
География-Школы-Регион* (регион той школы, которую окончил абитуриент)
География-Школы-Населенный пункт*
География-Проживание до поступления-Регион*
География-Проживание до поступления-Населенный пункт*
География-Школы-Регион (личные дела)
География-Школы-Населенный пункт (личные дела)
География-Проживание до поступления-Регион (личные дела)
География-Проживание до поступления-Населенный пункт (личные дела)
Карточки (возможно несколько карточек на одного абитуриента в зависимости от числа

поданных заявлений)

Личные дела (по одному на каждого студента)
Например, если абитуриент подал 3 заявления, то будет считаться, что он 3 раза приложил

документы; поэтому, если вы хотите узнать истинное число принятых оригиналов и копий, выбирайте фильтр с пометкой «личные дела». В зависимости от порядка расстановки одни и те же фильтры могут вывести информацию поразному. Для расстановки фильтров действует правило: каждый предыдущий выставленный фильтр имеет вес больше последующего. Рассмотрим примеры работы с фильтрами. Далее нажатием по имени можно просмотреть личные дела абитуриентов (если среди выбранных фильтров присутствует «Личные дела»). Теперь посмотрим, что произойдет, если мы оставим те же фильтры, но изменим их порядок. Как видно из примеров, все фильтры применяются последовательно. В подразделе «Статистика» есть несколько шаблонов «Универсального вида» с разными фильтрами:

По количеству заявлений. В данном виде представлена сводка по количеству поданных одним абитуриентом заявлений в зависимости от желаемой формы обучения (заочная, очная, очно-заочная).
По дате заявления. В данном виде представлена сводка по факультетам в зависимости от желаемой формы обучения (заочная, очная, очно-заочная) и даты поданных заявлений.
По факультету. В данном виде представлена сводка поданных заявлений по факультетам и соответствующим специальностям.
Адрес проживания – Факультет. В данном виде представлена сводка поданных заявлений по факультетам и специальностям в зависимости от адреса проживания абитуриента до поступления.
Факультет – Адрес проживания. В данном виде представлена сводка поданных заявлений по адресам проживания абитуриентов до поступления в зависимости от факультета и специальности.

Сравнение приёмных кампаний.

Данный вид позволяет сравнивать приёмные кампании. Для сравнения приемных кампаний выберите годы приёма для сравнения (установите курсор в поле выбора года приёмных кампаний и выберите год приёмной кампании для сравнения). Можно добавить фильтрацию по датам (в этом подразделе года в датах не учитываются).

Сравним, например, количество поданных заявлений за июнь текущего года с предыдущим годом по факультетам и формам обучения. В данном виде так же, как и в универсальном виде доступны фильтры. Если поставить галочку напротив пункта «Учитывать отозванные заявления», то в сводке будут учитываться все поданные заявления за период сравнения (вместе с отозванными).