10. Формирование стипендии в электронном виде

10.1. Создание Представления на стипендию.

10.1.1. На портале ТОГУ входим в БД «Стипендии». Спускаемся в «Представления на стипендию (Деканаты)»

10.1.2. Чтобы создать Представление, выбираем функцию «+Создать».

Открывается окно.

10.1.2.1. В поле «На какой тип стипендии» выбираем тип стипендии из выходящего списка. !!! Для формирования Представления на государственную социальную стипендию (ГСС) выбираем один из четырёх типов (напротив которых стоит размер стипендии). !!! В случае, когда нужно назначить государственную социальную стипендию студенту, принадлежащему к категории студентов согласно п.14 Порядка назначения ГСС (Приказ №001/131 от 17.04.2017г.), необходимо формировать два Представления.

10.1.2.2. Заполоняем данные студента. !!! Поле «Семестр» не относится к ГСС, поэтому его не заполняем.

10.1.2.3. Заполняем поля: «Дата назначения выплат» и «Дата окончания выплат».

10.1.2.4. В поле «Критерий назначения стипендии» выбираем соответствующий…

10.1.2.5. Далее выбираем категорию.

10.1.2.6. Затем вносим информацию о предоставленном документе студента (дата предоставления документа в деканат, наименование документа, регистрационный номер документа, дата выдачи документа).

!!! Если документ не является справкой/уведомлением, ставим отметку рядом с «иной» и в поле прописываем название документа. Если документ не имеет регистрационного номера, то в поле «Регистрационный номер документа» прописываем «б/н». Если в документе нет даты его выдачи, значит, поле «Дата выдачи документа» не заполняем. В случае, когда справка по инвалидности с бессрочным сроком действия, то в поле «Срок действия, указанный в документе, примечания» прописываем: «бессрочно». А если в справке указана дата, по которую она действительна, то в этом поле прописываем: «действует по 00.00.0000г.».

10.1.2.7. Сканируем на рабочий стол документ, подтверждающий категорию для назначения ГСС. Чтобы загрузить скан-копию документа, выбираем функцию «Выберите файл».

На рабочем столе находим скан-копию документа. Далее «Открыть».

В поле «Файл подтверждающего документа» появляется документ: «Кузнецова….». Далее «Сохранить».

!!! Только после сохранения Представления возможно будет внести информацию о видах социальной помощи (для категории получивших ГСП).

10.2. Внесение информации об оказанных видах государственной социальной помощи (для категории получивших ГСП).

10.2.1. В появившемся окне мы видим созданное Представление. Для его редактирования/просмотра, нажимаем на значок - «редактировать».

10.2.2. Открываем Представление. Появились новые поля: «Виды государственной социальной помощи» и функция «+Создать». Выбираем функцию «+Создать»…

После этого открывается окно с полями «Наименование помощи» и «Дата».

10.2.3. В поле «Наименование помощи» из списка выбираем вид оказанной помощи. В поле «Дата» вводим дату назначения ГСП. !!! Вид оказанной помощи в данное поле можно ввести вручную, если в списке таковой нет. В случае, когда в документе прописано, что государственная социальная помощь назначена, НО нет пояснений, в чём именно она заключается, то из списка выбираем: «вид ГСП не обозначен».

Далее «Сохранить». После сохранения мы видим в Представлении информацию об оказанной помощи. !!! Если оказано несколько видов помощи, то с помощью функции «+Создать» вводим информацию и по ним.

10.3. Формирование ПРОТОКОЛА заседания стипендиальной комиссии.

10.3.1. Чтобы сформировать ПРОТОКОЛ заседания стипендиальной комиссии отмечаем галочкой Представление, после чего появляется панель с действиями. Выбираем «Сформировать протокол заседания».

10.3.2. Выбираем в правом нижнем углу «Начать генерацию».

Время ожидания формирования прошло и в левом нижнем углу появляется ПРОТОКОЛ.

10.3.3. Открываем ПРОТОКОЛ. Данные о Председателе и членах стипендиальной комиссии можно скорректировать (внести Ф.И.О. и т.д.). ПРОТОКОЛ выводим на печать и собираем подписи.

10.3.4. Затем подписанный ПРОТОКОЛ сканируем на рабочий стол и выгружаем в БД таким же образом, как выгружали документ, подтверждающий категорию (п.1.2.7.)

Далее «Сохранить».

10.3.5. Декан факультета входит в созданное Представление и меняет статус «Черновик» на статус «согласовано (Деканат)». Далее «Сохранить». После чего Представление будет проходить электронное согласование…