10. Формирование стипендии в электронном виде

10.1. Создание Представления на стипендию.

10.1.1. На портале ТОГУ входим в БД «Стипендии». Спускаемся в «Представления на стипендию (Деканаты)»

10.1.2. Чтобы создать Представление, выбираем функцию «+Создать».

Открывается окно.

!!! В случае, когда нужно назначить ГСС студенту, принадлежащему к категории «студенты первого и второго курсов, имеющих оценки успеваемости «отлично» или «хорошо» или «отлично» и «хорошо» и относящиеся к категориям лиц, имеющих право на получение государственной социальной стипендии в соответствии с п.25 Положения, или являющиеся студентами в возрасте до 20 лет, имеющие только одного родителя-инвалида I группы», необходимо формировать два Представления.

10.1.3. Заполоняем поля (кроме поля «Семестр», т.к. он не относится к ГСС). Выбираем в поле «Тип приказа данного представления»: Приказ на назначение.

10.1.4. Затем сохраняем изменения в Представлении.

!!! Только после сохранения Представления возможно будет внести информацию о видах социальной помощи (для категории получивших ГСП) и вложить скан/ы документа/ов.

Для редактирования/просмотра созданного Представления, нажимаем на значок - «редактировать».

Опять открываем Представление и видим новые поля: «Документ-основание представления» (Создать +) и «Виды государственной социальной помощи» (Создать +).

10.1.5. Заходим в поле «Документ-основание…» с помощью «+ Создать». Открывается дополнительное окно.

10.1.6. Заполняем поля: «Дата предоставления документа в деканат», выбираем из списка «наименование документа», «регистрационный номер документа», «дата выдачи документа».

!!! Если в списке не заложено такого вида ГСП, какой прописан в справке, можно вручную заполнить поле «Наименование помощи».

!!! Если оказано несколько видов помощи, то с помощью функции «+Создать» вводим информацию по всем ГСП.

!!! В случае, когда в документе прописано «назначена государственная социальная помощь», НО нет пояснений, в чём именно она заключается, то из списка выбираем: «вид ГСП не обозначен».

10.2. Формирование ПРОТОКОЛА заседания стипендиальной комиссии

10.2.1. Чтобы сформировать ПРОТОКОЛ заседания стипендиальной комиссии отмечаем галочкой Представление, после чего панель расширяется и появляется «Сформировать протокол заседания». Выбираем его.

10.2.2. Выбираем в правом нижнем углу «Начать генерацию».

Время ожидания формирования прошло и в левом нижнем углу появляется ПРОТОКОЛ.

10.2.3. Открываем ПРОТОКОЛ. Вносим данные (Ф.И.О.) о Председателе и членах стипендиальной комиссии. Затем ПРОТОКОЛ выводим на печать, собираем подписи членов комиссии.

10.2.4. Декан факультета входит в созданное Представление и меняет статус «Черновик» на статус «согласовано (Деканат)». Далее «Сохранить». После чего Представление будет проходить электронное согласование… .

10.3. Формирование ПРОТОКОЛА заседания стипендиальной комиссии.

10.3.1. Чтобы сформировать ПРОТОКОЛ заседания стипендиальной комиссии отмечаем галочкой Представление, после чего появляется панель с действиями. Выбираем «Сформировать протокол заседания».

10.3.2. Выбираем в правом нижнем углу «Начать генерацию».

Время ожидания формирования прошло и в левом нижнем углу появляется ПРОТОКОЛ.

10.3.3. Открываем ПРОТОКОЛ. Данные о Председателе и членах стипендиальной комиссии можно скорректировать (внести Ф.И.О. и т.д.). ПРОТОКОЛ выводим на печать и собираем подписи.

10.3.4. Затем подписанный ПРОТОКОЛ сканируем на рабочий стол и выгружаем в БД таким же образом, как выгружали документ, подтверждающий категорию (п.1.2.7.)

Далее «Сохранить».

10.3.5. Декан факультета входит в созданное Представление и меняет статус «Черновик» на статус «согласовано (Деканат)». Далее «Сохранить». После чего Представление будет проходить электронное согласование…