3. Имущество

Материал из Руководство пользователя АИС
Перейти к: навигация, поиск

Веб-приложение Имущество — это раздел административного портала университета. Оно предназначено для внесения материально ответственными лицами информации об имуществе, находящемся у них в подотчете. Вся эта информация попадает в единую базу данных университета и доступна материальному отделу управления бухгалтерского учета и финансов (УБиФ).

Для входа в раздел зайдите на административный портал, в верхней части страницы выберите подразделение, где вы являетесь материально ответственным лицом. На главной странице портала должна появиться ссылка на раздел Имущество.

иконка раздела
иконка раздела

Если в выпадающем списке подразделений нет нужного подразделения, либо при выборе нужного подразделения ссылка на раздел не появилась, значит у вас не хватает необходимых прав для доступа к разделу. Для их получения обратитесь с письменным заявлением в Управление информатизации.

3.1.Список имущества

В разделе Имущество пройдите по ссылке Список имущества. Список имущества представлен в виде таблицы, в которой отражены основные сведения по каждой единице имущества: наименование, код, инвентарный номер, цена. В таблице показывается первоначальная (покупная) цена, т. е. без учета амортизации. Список отсортирован в алфавитном порядке по наименованию. Если позиций много, то таблица будет разбита на несколько страниц. В каждой строке таблицы есть флажок (поле для галочки). Флажки нужны для того, чтобы выделить позиции, с которыми необходимо выполнить некоторое действие, например, удалить или включить в отчет.

Property list.png
Список имущества

Для быстрого поиска по списку, справа от таблицы есть фильтр. Данный фильтр позволяет производить поиск имущества по наименованию, инвентарному номеру, цене и коду. Для начала поиска введите параметры в поля фильтра и нажмите кнопку Поиск. Для цены в фильтре выделено два поля: минимальная цена и максимальная цена. Если заполнить только первое из них, то будут найдены все позиции с ценой большей, либо равной указанному значению; если заполнить только второе, то будут найдены все позиции с ценой меньшей, либо равной указанному значению; если заполнить оба поля, то будут найдены все позиции с ценой лежащей в диапазоне между двумя указанными значениями. Фильтр сохраняет свое действие до конца текущего сеанса работы с порталом. Это значит, что если вы покинете страницу со списком имущества, а потом снова вернетесь на нее, то параметры фильтра сохранятся. Если вы выйдите из системы, нажав кнопку Выйти, то параметры фильтра будут сброшены. Под фильтром есть выпадающий список для выбора количества позиций на странице: 25, 50, 100, 150, 200, Все.

В первой строке таблицы, выделенной синим цветом, отображается общее количество позиций в таблице и количество выделенных галочкой позиций. Если поставить галочку напротив этой строки, то будут выделены все позиции на странице. Заметьте, что общее количество позиций отображается с учетом применения фильтра. Т. е., если используется фильтр, это значение будет показывать количество позиций, удовлетворяющих параметрам фильтра.

Над таблицей есть ряд кнопок: Добавить, Удалить и Печать. Их назначение будет подробно описано ниже.

3.2.Просмотр и редактирование учетной карточки имущества

В таблице со списком имущества приведены лишь основные сведения. Для получения полной информации щелкните мышью по наименованию интересующей вас позиции. Откроется ее учетная карточка. Помимо информации, представленной в таблице, учетная карточка содержит следующие поля: цена по данным бюджетного учета, местоположение, характеристики, примечание.

Property card.png
Учетная карточка имущества. Вкладка Сведения

Все поля доступны для редактирования. Цена по данным бюджетного учета — это цена имущества в текущий момент с учетом амортизации. Как правило, редактировать данное поле нет необходимости, с ним работает УБиФ. Поле Характеристика предназначено для развернутого описания имущества. Все характеристики следует писать именно в это поле, а не в поле с наименованием. Поле Наименование рекомендуется делать как можно короче, указывая в нем только вид предмета, его марку, модель и т. п. Дело в том, что при печати типовых форм длинные наименования часто не помещаются в отведенное для них место, которое ограничено стандартом. Кроме того, длинные наименования неудобно располагать в таблице со списком имущества.

Если вы отредактировали некоторые поля формы, то не забудьте сохранить внесенные изменения, нажав кнопку Сохранить в нижней части формы. При сохранении проверяется корректность всех введенных данных. Так программа не даст вам оставить незаполненным поле Наименование и проверит правильность ввода цены. Цена указывается в рублях. Для указания копеек запишите цену в виде десятичной дроби, где дробная часть означает копейки. В качестве разделителя допустимы как точка, так и запятая. После сохранения изменений программа автоматически вернет вас к списку имущества.

Property card history.png
Учетная карточка имущества. Вкладка История.

Учетная карточка разделена на две вкладки: Сведения и История. Первая была описана выше. Во второй можно посмотреть историю изменений карточки: дата-время, автор и произведенное действие. История отображается только в том случае, если последнее изменение карточки было сделано не раньше 13 марта 2013 г., когда в программу была внесена данная функция. История отражает факт создания карточки, ее постановку на учет, передачу, списание и редактирование. При редактировании в большинстве случаев не указывается, какие именно поля были отредактированы. Фиксируются действия, выполненные как материально-ответственными лицами, так и сотрудниками УБиФ.

Для возврата к списку имущества, перейдите по ссылке на навигационной панели.

3.3.Печать отчетов

В программе реализована возможность печати следующих типовых форм:

  • Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов;
  • Требование-накладная;
  • Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);
  • Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;
  • Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств);
  • Акт о списании групп объектов основных средств.

Для печати перейдите на страницу со списком имущества и щелкните кнопку Печать. В выпадающем списке выберите нужную форму. По умолчанию в списке отчетов доступна для выбора только инвентаризационная опись, остальные отчеты неактивны. Дело в том, что в инвентаризационную опись включается все ваше имущество, состоящее на учете в определенном подразделении. Для печати остальных форм предварительно нужно выделить галочкой позиции, которые требуется включить в отчет.

Print button.png
Выпадающее меню выбора отчета

Все отчеты формируются в формате Excel (XLS). Частая проблема при печати типовых форм — слишком длинные строки, которые не помещаются в отведенное для них место. Это касается в основном длинных названий подразделений и должностей сотрудников. К сожалению, автоматически подобрать размер полей часто невозможно, потому что форма задана стандартом, и любое изменение размеров ее элементов ограничено. Перед печатью сформированного отчета убедитесь, что вышеупомянутые строки не выходят за границы ячеек, и при необходимости сократите их. По той же причине следует избегать длинных наименований при добавлении в базу нового имущества. Старайтесь делать наименование короче, всю подробную информацию указывайте в характеристиках.

Далее следует подробное описание всех отчетов. Для каждого из них перечислены поля, заполняемые автоматически информацией из базы данных, и поля, заполняемые вручную. Поля, о которых ничего не сказано в описании отчета, не заполняются.

3.3.1.Инвентаризационная опись

В инвентаризационную опись включаются все позиции из списка имущества. Опись формируется по состоянию на дату составления отчета. На титульном листе автоматически заполняются следующие данные: дата составления отчета, учреждение, подразделение, место проведения инвентаризации, ФИО материально ответственного лица и его должность, количество позиций в описи. Информация о составе инвентаризационной комиссии и ее заключении заполняется вручную. По необходимости вручную заполняются поля: приказ о проведении инвентаризации, дата начала и окончания инвентаризации, объяснение причин излишков или недостач. За титульным листом следуют листы с описью, по 42 позиции на каждом. Все столбцы таблицы описи с 1 по 15 заполняются автоматически, причем левая половина страницы с информацией о фактическом наличии полностью совпадает с правой, содержащей информацию о наличии по данным бюджетного учета. Все позиции отсортированы в алфавитном порядке по наименованию. Позиции, имеющие одинаковые наименование, код, цену, примечание и не имеющие инвентарного номера, записываются на одной строке с указанием количества. Ячейки в столбцах 8 и 14 содержат формулы для расчета суммарной стоимости. Также автоматически формулой подсчитывается количество и стоимость основных средств до и более 3000 рублей на странице. Для всех листов автоматически задается формат печати А3 и альбомная ориентация.

3.3.2.Требование-накладная М-11

В отчет включаются только выделенные позиции из списка имущества. Автоматически заполняются следующие данные: дата составления отчета, наименование организации, подразделение получателя, ФИО получающего материально ответственного лица и его должность. Также автоматически заполняются столбцы описи материальных ценностей: 3, 6, 7, 8, 9, 10. Остальные столбцы не заполняются. Поля Затребовал, Разрешил, Отпустил заполняются вручную.

3.3.3.Акт приема-передачи (ОС-1)

В отчет включаются только выделенные позиции из списка имущества. Автоматически заполняются следующие данные: дата составления отчета, сведения об организации-получателе (наименование, адрес, реквизиты, подразделение, руководитель), наименование объекта основных средств, первоначальная цена и место нахождения в момент приема-передачи, способ начисления амортизации, ФИО материально ответственного лица и его должность, ФИО главного бухгалтера, заключение комиссии. Вручную заполняется только состав комиссии. На каждую позицию, включенную в отчет, создается отдельный лист Excel. Если несколько позиций имеют одинаковое наименование и цену, то для них будет создан только один лист, вам просто нужно напечатать требуемое количество копий. Из-за сложности типовой формы, формирование отчета требует значительное количество ресурсов сервера, поэтому максимальное число листов в отчете не превышает 50. Если ваш отчет требует больше листов, то сформируйте его по частям.

3.3.4.Накладная на внутреннее перемещение (ОС-2)

В отчет включаются только выделенные позиции из списка имущества. Автоматически заполняются следующие поля: подразделение сдатчика, дата заполнения, ФИО и должность сдающего материально ответственного лица, ФИО главного бухгалтера. Также автоматически заполняются все столбцы описи передаваемых объектов кроме столбца Дата приобретения, поскольку его заполнять не нужно. Структурное подразделение получателя, ФИО и должность принимающего материально ответственного лица заполняются вручную.

3.3.5.Акт о списании (ОС-4)

В отчет включаются только выделенные позиции из списка имущества. Автоматически заполняются следующие поля: наименование организации и ее руководитель, структурное подразделение, основание для составления акта, ФИО материально ответственного лица, наименование объекта основных средств, инвентарный номер, первоначальная стоимость и информация о содержании драгоценных металлов, состав комиссии, заключение комиссии, ФИО главного бухгалтера. На каждую позицию, включенную в отчет, создается отдельный лист Excel. Если несколько позиций имеют одинаковое наименование, стоимость и не имеют инвентарного номера, то для них будет создан только один лист, вам просто нужно напечатать требуемое количество копий. Из-за сложности типовой формы, формирование отчета требует значительное количество ресурсов сервера, поэтому максимальное число листов в отчете не превышает 50. Если ваш отчет требует больше листов, то сформируйте его по частям.

3.3.6.Акт о списании групп объектов(ОС-4б)

В отчет включаются только выделенные позиции из списка имущества. Автоматически заполняются следующие поля: наименование организации, структурное подразделение, ФИО материально ответственного лица, руководитель организации, состав комиссии, ФИО главного бухгалтера. Также автоматически заполняются столбцы описи объектов основных средств: 1, 2, 3, 5. Остальные столбцы не заполняются.

3.4.Постановка имущества на учет

Процедура постановки нового имущества на учет включает внесение его в базу данных и распечатку сопроводительных документов с последующей их подачей в материальный отдел УБиФ.

Button add.png
Кнопка Добавить


Для добавления информации о новом имуществе в базу данных, перейдите на страницу со списком имущества и нажмите кнопку Добавить. Откроется страница с формой, которую нужно заполнить. Обязательны для заполнения поля Наименование и Количество. Поле Наименование рекомендуется делать как можно короче, указывая в нем только вид объекта, его марку, модель и т. п. Дело в том, что при печати типовых форм длинные наименования часто не помещаются в отведенное для них место, которое ограничено стандартом. Кроме того, длинные наименования неудобно располагать в таблице со списком имущества. Для развернутого описания объекта используйте поле Характеристика. Количество указывается в штуках, других единиц измерения не предусмотрено. Если нужно указать размеры, вес и другие параметры объекта, то укажите их в характеристиках. На каждую штуку будет создана своя учетная карточка и выделена отдельная позиция в списке имущества. Во избежание чрезмерной нагрузки на сервер, максимальное значение поля Количество, которое можно ввести, не превышает 999.

Form add.png
Форма добавления нового имущества


В поле Код укажите код-классификатор объекта. Значения кодов перечислены в таблице. Если вы сомневаетесь в том, какой код указать, оставьте значение по умолчанию — 01. Сотрудники УБиФ сами проставят правильный код.

Внутри ВУЗа для классификации объектов основных средств используется трехзначный код-классификатор. Первая цифра указывает на источник финансирования: бюджет либо внебюджет. Вторая цифра указывает на тип: движимое либо недвижимое. Третья цифра уточняет тип имущества. В программе присутствуют два дополнительных двухзначных кода для указания неопределенных типов имущества, у которых известен только источник финансирования.

Таблица кодов классификаторов имущества
Код Расшифровка
01 бюджетные, неопределенные
02 внебюджетные, неопределенные
2 11 внебюджетные, жилые помещения
2 12 внебюджетные, нежилые помещения
2 13 внебюджетные, сооружения
2 34 внебюджетные, машины и оборудование
2 35 внебюджетные, транспортные средства
2 36 внебюджетные, производственный и хозяйственный инвентарь
2 38 внебюджетные, прочие основные средства
4 11 бюджетные, жилые помещения
4 12 бюджетные, нежилые помещения
4 13 бюджетные, сооружения
4 34 бюджетные, машины и оборудование
4 35 бюджетные, транспортные средства
4 36 бюджетные, производственный и хозяйственный инвентарь
4 36 бюджетные, прочие основные средства

После заполнения формы нажмите кнопку Сохранить в нижней части страницы. При сохранении проверяется корректность всех введенных данных. Так программа не даст вам оставить незаполненным поле Наименование и проверит правильность ввода количества и цены. Цена указывается в рублях. Для указания копеек запишите цену в виде десятичной дроби, где дробная часть означает копейки. В качестве разделителя допустимы как точка, так и запятая. Процедура сохранения может занять некоторое время в зависимости от количества добавляемых позиций. Дождитесь ее окончания, после сохранения данных программа автоматически вернет вас к списку имущества. Для возврата к списку имущества без сохранения новых данных перейдите по ссылке на навигационной панели.

После успешного добавления нового имущества в базу данных необходимо распечатать сопроводительные документы: акт приема-передачи (форма ОС-1) и требование-накладная (форма М-11). Распечатанные документы подаются в материальный отдел УБиФ.

3.5.Передача имущества

Для передачи имущества от передающего материально ответственного лица требуется распечатать накладную на внутреннее перемещение (форма ОС-2). Затем документ должен быть подписан передающей и принимающей сторонами, после чего передан в материальный отдел УБиФ. Сотрудники УБиФ выполнят процедуру передачи в базе данных, после которой переданные позиции исчезнут из списка имущества передающего лица и появятся у принимающего.

3.6.Списание имущества

Для списания имущества от материально ответственного лица требуется распечатать акт о списании (форма ОС-4) и передать его на подпись комиссии по списанию. Подписанный документ подается в материальный отдел УБиФ. Сотрудники УБиФ выполнят процедуру списания в базе данных, после чего списанные позиции исчезнут из списка имущества материально ответственного лица. При списании групп объектов вместо формы ОС-4 можно использовать форму ОС-4б — акт о списании групп объектов.

Удалять списанные позиции из списка имущества не нужно. Назначение функции удаления имущества описано в разделе Удаление имущества. Списанное имущество не удаляется из базы данных, а только исчезает из списка состоящего на учете. В будущем в разделе Имущество будет добавлен подраздел, в котором материально ответственные лица смогут посмотреть опись списанного ими имущества.

3.7.Удаление имущества

Для удаления позиций из списка имущества нажмите кнопку Удалить.

Button delete.png
Кнопка Удалить

Использовать данную функцию следует только для позиций, добавленных в базу данных по ошибке. В списке имущества могут присутствовать ошибочные и лишние позиции, поскольку большинство материально ответственных лиц не актуализировало информацию в базе данных во время проведения инвентаризации в мае-июне 2012 г. Удалять списанные позиции из списка имущества не нужно. Функция удаления введена временно, после полной актуализации информации материально ответственными лицами она будет недоступна.