1. Подсистема "Cессия"

Материал из Руководство пользователя АИС
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

1.Как работать в базе данных "Сессия"?

1.1.Основные понятия и термины

Активное разрешение – открытое разрешение срок сдачи и срок простановки, по которому еще не прошли.

База данных - структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики каких-либо физических или виртуальных систем.

Вид (Представление) - В виде отображаются документы определенного типа, имеющие одинаковые условия в базе данных.

Закрытая ведомость - ведомость, которая имеет статус "Закрыта" и не подлежит редактированию.

Меню действий - меню расположенное над видом (может отсутствовать).

1.2.Как открыть базу данных?

Для открытия базы данных необходимо:

  • 1.Запустить систему Lotus Notes
  • 2.Если имеется в рабочей области значок базы данных, тогда щёлкнуть дважды по значку, иначе через меню Файл->База данных->Открыть
1how-work (1).png
  • 3.В появившимся окне выберите сервер d1s1.khstu.ru/UI/Khstu/RU, а также необходимо выбрать базу данных.

Например, откроем базу данных Сессия ИАиД 2016-2017 лето. Для этого необходимо перейти по папкам proj01 → Students → IAiD → session → 2016_2017, в конечной папке будет находиться база данных Сессия ИАиД 2016-2017 лето

1how-work (2).png

1.3. Как перейти на вид?

Чтобы перейти на необходимый вид нужно щёлкнуть на названии вида в меню выбора вида. Название выбранного вида выделяется красной иконкой, а название выбираемого пункта синим текстом.

1how-work (3).png

2.Работа со сроками сессии и с продлениями

2.1.Сроки сессии для института

Перед началом работы с электронной сессией необходимо указать сроки сессии для всего института (факультета) в целом.

Примечание: Эти сроки устанавливаются приказом по институту (факультету), в противном случае это даты первого и последнего экзамена для групп института (факультета).

2.1.1.Порядок действий для задания сроков сессии:

  1. Открыть базу данных (Справка).
  2. Перейти в вид «Периоды и продления» (Справка).
  3. На панели действий нажать кнопку «Сессия» и в выпадающем меню выбрать пункт «Параметры».
    2periods (1).png
  4. Выбрать учебный семестр (осенний - с сентября по декабрь, весенний - с февраля по май), указать даты начала и окончания сессии.
    2periods (2).png
  5. Нажать кнопку «ОК».

2.1.2.Изменение сроков сессии для института

Чтобы изменить сроки сессии, нужно проделать шаги, как и для задания сроков сессии.

2.2.Сроки сессии для группы

Для отдельных учебных групп при необходимости можно указывать индивидуальные сроки сессии.

2.2.1.Создание сроков сессии для группы

Порядок действий:

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Периоды и продления» (Справка)
  3. На панели действия нажать кнопку «Сессия для группы»
    2periods (3).png
  4. Выбрать учебную группу, указать даты начала и окончания сессии для выбранной группы
    2periods (4).png
  5. Нажать кнопку «ОК»

2.3.Сроки сессии для студента

Для отдельных студентов при необходимости можно указывать индивидуальные сроки сессии и/или продление.

2.3.1.Порядок действий для создания сроков сессии для студентов

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Периоды и продления» (Справка)
  3. На панели действия нажать кнопку «Сессия для студента»
    2periods (5).png
  4. В появившимся диалоговом окне выбрать учебную группу
    2periods (6).png
  5. Указать даты начала и окончания сессии
  6. Выбрать студента из списка группы - Нажать кнопку «ОК»

После закрытия окна диалога в виде отобразиться документ-продление на указанного студента.

2periods (8).png

2.4.Сроки продление сессии для студента

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Периоды и продления» (Справка)
  3. На панели действия нажать кнопку «Продление сессии»
    2periods (9).png
  4. Выбрать учебную группу
  5. Указать даты начала и окончания сессии
  6. Выбрать студентов из списка группы
    2periods (10).png
  7. Нажать кнопку «ОК»
    2periods (7).png

3.Работа с экзаменами и зачётами

3.1.Создание экзамена/зачета

Порядок действий:

3exams (1).png
  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. На панели действий нажать кнопку «Создать экзамен/зачёт»

Порядок действий в диалоговом окне:

3exams (2).png
  1. Выбрать учебную группу, тип ведомости, дату сдачи отчетности по ведомости, количество часов: всего и аудиторных соответственно, а так же семестр и количество зачётных единиц. Эти данные обязательно указывать для корректного создания экзамена или зачета.
  2. Нажать на кнопку "Добавить"
  3. Выбрать дисциплину
    3exams (3).png
  4. Выбрать кафедру
    3exams (4).png
  5. Указать всех преподавателя(ей), которые ведут лекции, практики, лабораторные работы и т.д.
    3exams (5).png
    3exams (6).png
  6. Указать время и аудиторию сдачи, так как эти данные в дальнейшем отображаются в расписании.
    3exams (7).png
  7. Нажать на кнопку "Создать", если необходимо создать ведомость отметьте галочкой "Создать ведомость"
    3exams (8).png
  8. Создание ведомости описано в главе "Работа с ведомостями"->"Создание ведомости"

3.2.Изменение данных экзамена/зачета

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. Выделить документ экзамен/зачёт

Если ведомость экзамен/зачёт не закрыта, то её можно редактировать. Для этого необходимо дважды щёлкнуть на документе. После чего откроется окно экзамена/зачёта.

3exams (9).png

Редактирование происходит, по подобию создания экзамена/зачёта, только вместо кнопки "Создать" нужно нажать кнопку "Сохранить".

3.3.Удаление экзамена/зачета

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. Выделить документ экзамен/зачёт

Для удаления экзамена/зачёта нажмите на панели действий кнопку "Удалить ведомость". Главное условие, что бы ведомость была открыта.

3exams (10).png

4.Работа с ведомостями

4.1.Создание ведомости

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. Выбрать документ Экзамен/Зачёт
  4. На панели действий нажать кнопку "Создать ведомость"
  5. Выбрать в появившимся окне на кого создавать ведомость "на всю ведомость" или "на часть группы"Если ведомость создаётся на часть группы, то необходимо отметить студентов, которых нужно включить в группу
  6. Нажать кнопку "Создать"

4.2.Заполнение ведомости

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. Выделить одного или нескольких студентов, у которых оценка одинаковая
  4. Дважды щёлкнуть по одному из выделенных студентов
  5. В появившимся окне выбрать оценку
    Screenshot 26.png
  6. Нажать кнопку "ОК"

4.3.Добавление студента в ведомость

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. На виде выберите одну или несколько ведомостей, в которые необходимо добавить одного или нескольких студентов.
Screenshot 27.png
  1. На панели действий щёлкните по кнопке "Добавить студента".
    Screenshot 28.png

Появится окно со списком студентов.

В левом столбце окна отметьте тех студентов, которых нужно добавить в ведомость, как показано на примере, после этого необходимо нажать кнопку "OK".

Если добавление студентов произошло успешно программа сообщит об этом.

4.4.Удаление студента из ведомости

Студента удалять из ведомости можно, только при условии, если у него оценка отрицательная.

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Ведомости по группам» (Справка)
  3. Выбрать студента в нужной ведомости
  4. Нажать кнопку "Удалить из ведомости"

4.5.Закрытие ведомости

Порядок действий:

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Экзамены и зачеты» (Справка)
  3. Выбрать одну или несколько ведомостей
  4. На панели действий нажать кнопку «Закрыть ведомость»
  5. В появившимся окне нажать кнопку "ОК"

Если ведомость закрыта, то кнопка "Закрыть ведомость" скрыта. При закрытии ведомости, все данные сразу же передаются в личное дело студента.

Ведомости необходимо закрывать вручную и в срок. Но, если ведомость не будет вовремя закрыта, то она будет закрыта автоматически по прошествии трёх дней со дня сдачи отчётности.

4.6.Изменение данных в ведомости

  • Если ведомость не закрыта, то оценка может быть исправлена, точно также как и заполнялась.
  • Если ведомость закрыта, тогда оценка может быть исправленная, с помощью разрешения.

4.7.Контроль заполнения ведомости

Для контроля заполнения ведомостей, существует вид где отображаются только неоформленные ведомости по дате сдачи.

Порядок действий:

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид «Ведомости неоформленные» (Справка)

5.Работа с разрешениями

5.1.Порядок работы с разрешениями в модуле «Электронная сессия»

Данный документ регламентирует работу с разрешениями в модуле «Электронная сессия».

  1. При работе с разрешениями текущие даты и время берутся с сервера документооборота, а не клиентской машины.
  2. Разрешения выдаются только для закрытых ведомостей.
  3. Число выдаваемых разрешений на одну ведомость студента указывается в настройках базы данных. (по умолчанию три разрешения) Последнее разрешение имеет право выдавать пользователь с ролью начальник УМУ.
  4. Срок выдачи разрешения указывается в настройках базы данных (по умолчанию шесть рабочих дней, исключаются суббота и воскресенье).
  5. Срок на простановку разрешения указывается в настройках базы данных (по умолчанию 5 дней, исключая выходные и праздничные дни), начиная с даты выдачи разрешения.
  6. По истечению срока выдачи и срока на простановку разрешения оно автоматически закрывается сервером (по умолчанию через 11 дней после выдачи). В данном случае в разрешение будет проставлена отметка "Н/Я" и дата окончания срока выдачи.
  7. При выдаче разрешения учитываются уже выданные разрешения. Если среди выданных разрешений присутствуют активные разрешения, то предлагается проставить активные разрешения отметкой из списка и допустимой датой, при отказе закрыть активные разрешения, новые разрешения не создаются. При простановке активных разрешений они автоматически закрываются.
  8. Датой выдачи разрешения по умолчанию считается текущая дата, если она не раньше даты закрытия ведомости, в таком случае датой выдачи разрешения будет считаться дата сдачи по ведомости. Предусмотрена возможность выбора даты начала действия разрешения из календаря. Опция включается в настройках БД. При включенной опции предлагается по умолчанию дата сдачи по ведомости, в то же время, при выборе дата выдачи не должна быть раньше даты сдачи по ведомости и не #позже текущей даты.
  9. При выдаче разрешения предусмотрена его печать на принтере. При отказе от печати, разрешение сохраняется в базе данных. Уже созданное разрешение можно распечатать повторно. При печати разрешения на принтер никакие коррективы внести нельзя. Разрешение отправляется напрямую на принтер.
  10. При создании разрешения в нем сохраняется следующая информация: дата окончания, действия разрешения, период (срок) действия разрешения, номер разрешения в формате
  11. При сохранении разрешения в него добавляется следующая информация: оценка, дата сдачи по разрешению из периода действия, оператор, который проставил разрешение, статус разрешения: открыто или закрыто, история работы с разрешением, т.е. информация о создании, печати, простановке, закрытии.
  12. Редактировать разрешается только открытые разрешения. Удалять разрешения в базе запрещено.
  13. При простановке разрешения пользователь может изменить его статус, т.е. закрыть разрешение или оставить его открытым.
  14. В разрешение можно проставить отметку любую по рангу не зависимо от той, которая стоит в ведомости, но засчитывается оценка, которая имеет высший ранг.
  15. При простановке разрешения возможны следующие варианты:при простановке можно выбрать только Дату начала действия разрешения при простановке будет разрешён диапазон дат с Даты начала до Текущей даты при простановке будет разрешен диапазон дат с Даты начала до Даты окончания
  16. При работе с разрешениями вся история, связанная с созданием, печатью и простановкой разрешений сохраняется для разрешения дальнейших конфликтных ситуаций.
  17. Алгоритм автоматического закрытия разрешений:

5.2.Создание, печать разрешения

Разрешение создаётся, только в закрытой ведомости.

Порядок действий

  1. Открыть базу данных
  2. Перейти на вид "Ведомости по группам"
  3. Дважды щёлкнуть на документе
  4. В диалоговом окне утвердительно ответить на вопрос о создании разрешения
  5. Если необходимо сразу же распечатать разрешение, то отвечаем "Да", в диалоговом окне о печати разрешения

5.3.Проставление оценки в разрешение

Порядок действий

  1. Открыть базу данных
  2. Перейти на вид "Ведомости по группам"
  3. Дважды щёлкнуть на разрешении
  4. В появившимся окне выбрать дату сдачи, оценку и нужно ли будет сразу закрыть разрешение

5.4.Изменение, удаление разрешения

  • Разрешение можно изменить, при условии, что оно ещё не закрыто.
  • Удалять разрешения запрещено, даже если оно ещё не закрыто.

5.5.Выдача разрешения на повышенную оценку

Порядок действий

  1. Открыть базу данных (Справка)
  2. Перейти в вид "Ведомости → по группам" или на вид "Электронный журнал" (Справка)
  3. Выделить студента в ведомости, которому необходимо выдать разрешение.
  4. В меню действий нажать кнопку "Разрешение → на повышенную оценку"
  5. В появившимся диалоговом окне нажать кнопку "ОК"
Screenshot 34.png

Если все условия выполнены, то появится диалоговое окно: При положительном ответе, разрешение распечатается на принтере на формате бумаги А5. Независимо от ответа в данном диалоговом окне, разрешение сохранится в базе данных.

5.5.1.Причины, по которым разрешение на повышенную оценку не будет выдано

  1. Выделено разрешение
  2. Ведомость открыта
  3. Тип отчётности в ведомости "зачёт"
  4. Первоначальная оценка "Н/Я" или "отл."
  5. У студента имеются оценки "Н/Я" в других ведомостях
  6. У студента имеются оценки "хор." или "удовл." в других ведомостях, кроме пересдаваемой (для повышения на оценку "отл.")
  7. У студента имеются оценки "удовл." в других ведомостях, кроме пересдаваемой (для повышения на оценку "хор.")

Некоторые условия будут игнорироваться, для начальника УМУ.

6. Порядок создания ведомостей ликвидационных сессий и работа с ними

Ликвидационная сессия (ЛС) - период после основной сессии, либо предыдущей ЛС, в течение которого студенту, имеющему академическую задолженность предоставляется возможность её ликвидировать. В соответствии с законодательством РФ в сфере образования, такая возможность может предоставляться студенту два раза, в течение года, с момента возникновения академической задолженности. В этой связи, решением ректората устанавливаются сроки окончания первой и второй ЛС. В базе данных (БД) “сессии” эти сроки отображаются в разделе “Периоды и продления” (поля “I ЛС по” и “II ЛС по” соответственно).

Lik-session (1).png

Ведомость ЛС (ВЛС) - дополнительная экзаменационная ведомость для проставления отчётности по ликвидации задолженности в период ЛС. ВЛС имеет дополнительное поле “дата сдачи”.

ВЛС для каждой ЛС создаётся автоматически в виде электронного документа в БД “сессии”, с помощью специального агента, работающего по расписанию.

6.1. Создание ведомостей ликвидационных сессий

При создании ВЛС агентом, в первую очередь, проверяется выполнение следующих условий:

  • в рамках одной ЛС для каждой группы и дисциплины может быть создана только одна ВЛС (ВЛС не заменяется);
  • экзаменационная ведомость основной сессии (ЭВ) должна быть закрыта;
  • период основной сессии (в т.ч. индивидуально установленный для группы) должен быть завершён;
  • в параметрах сессии должен быть установлен срок окончания ЛС.

В случае, если вышеперечисленные условия не выполняются, проверка заканчивается и ВЛС не создаётся. При выполнении этих условий, дальнейшая проверка производится для каждого студента. Данные студента, имеющего академическую задолженность, включаются в ВЛС при выполнении следующих условий:

  • студент не должен быть отчислен, переведён, либо находиться в академическом отпуске;
  • индивидуальный период сдачи основной сессии (в случае если он установлен для студента) должен быть завершён;
  • студент имеет не ликвидированную задолженность на момент формирования ВЛС. Для этого проверяются оценки в ЭВ и всех закрытых разрешениях;
  • на момент формирования ВЛС, студент не должен иметь действующих (не закрытых) разрешений;

ВЛС создаётся в случае, если в отношении одного или нескольких студентов, указанные условия выполняются.

После создания, ВЛС отображается в представлениях раздела “Ведомости ЛС” (аналогично обычным ведомостям) для каждого добавленного в неё студента.

Lik-session (2).png

В случае, если студент, который был включен в ВЛС, выбывает в период ЛС не ликвидировав задолженность, его данные будут автоматически удалены из ВЛС.

6.2. Печать ведомостей ликвидационных сессий

Для печати ВЛС необходимо выделить её в представлении для одного из студентов и нажать кнопку “Печать ведомости” в меню представления.

Lik-session (3).png

После нажатия на кнопку "Печать ведомости" на экране появится форма для выбора дополнительных вариантов печати.

Lik-session (4).png

При указании печати:

  • "выбранных ВЛС" будут распечатаны одна или несколько выделенных ВЛС, в которые будут включены все студенты групп, имеющие задолженность по выбранным дисциплинам.
  • "всех ВЛС выбранной группы" будут распечатаны все ВЛС, созданные для группы, указанной в первом выделенном для печати документе.
  • "всех ВЛС выбранной ЛС" будут распечатаны все ВЛС, созданные для ЛС, указанной в первом выделенном для печати документе.

6.3. Проставление оценок ведомостей ликвидационных сессий

Проставление оценок в ВЛС производится путём открытия (двойным кликом) соответствующих документов для каждого студента и заполнения формы.

Lik-session (5).png

ВНИМАНИЕ: При проставлении оценки в ВЛС необходимо убедиться в достоверности вводимой информации. Редактирование оценки после её проставления и закрытия формы не допускается! Введённая оценка будет автоматически записана в карточку студента.

6.4. Закрытие ведомостей ликвидационных сессий

ВЛС закрывается автоматически, после проставления оценок, либо через 3 рабочих дня после окончании соответствующей ЛС.

В случае, если оценки не были проставлены, подразумевается неявка студента для ликвидации задолженности, в соответствующем поле автоматически проставляется “Н/Я”.

7.Выходные документы

7.1.Приказ о продлении

Порядок действий

  1. Открыть базу данных
  2. Перейти на вид "Периоды и продления"
  3. На панели действий выбрать пункт "Печать - Приказ о продлениях"

Произойдет формирование приказа о продлении (документ Microsoft Word) для всех студентов, которые имеют продление согласно списку документов в виде "Период сессии и продления". В приказе будут указаны фамилия студента, группа и причина продления.

7.2.Печать протокола о назначении стипендии

  1. Для печати протокола перейдите в меню "Действия → Печать → Протокол на стипендию":
  2. Выберите группу из списка:
  3. После выбора группы и подтверждения кнопкой "Печатать" данные будут переданы в Microsoft Word, откуда далее можно распечатать протокол:

ВНИМАНИЕ! Если у группы не закончилась сессия, то печать протокола невозможна.

7.3.Печать журнала группы

  1. Для печати протокола перейдите в меню "Действия → Печать → Протокол на стипендию":
  2. Выберите группу из списка:
  3. После выбора группы и подтверждения кнопкой "Печатать" данные будут переданы в Microsoft Word, откуда далее можно распечатать протокол: